管理规则操作步骤

Word 加载项 > 功能区 > 验证（Validation）

要创建或运行规则：

  1. 访问验证面板
  2. 打开文档
  3. 打开验证选项卡

创建自定义规则

  1. 在 验证（Validation） 面板中，选择 规则（Rules） 选项卡
  2. 点击 创建新规则（CREATE NEW RULE）
  3. 在 规则创建 面板中，选择 自定义（Custom）
  4. 在 规则创建 面板中，在 规则名称 表单中输入规则名称
  5. 在 规则输入编辑器 框中，输入规则表达式（有关正则表达式的信息，请参阅注释）
  6. 要编写表达式，可以使用键盘或 UI 运算符按钮。
  7. 要输入标签，可以使用列表，方法是点击 添加标签（ADD TAG） 或使用“@”注释。
  8. 点击 保存（SAVE）

*注意*： 表达式必须遵循以下基本规则：

  • 可以创建数值表达式。
  • 可以在标签之间和/或标签与数值表达式之间进行比较。
  • 每个左括号都必须闭合。
  • 如果存在由单词和数字组成的字符串，则考虑字符串中的第一个数字。仅由单词组成的字符串会产生错误。
  • 在由数字后跟其币种组成的字符串中，币种将被忽略。

注意：以下是一些正确表达式的示例：

  • tag3 > tag1
  • tag3 = 5
  • tag3 = 5.4
  • (tag3 > tag1)
  • (tag3) > (tag1)
  • tag3 + tag1 > tag2
  • tag3 * 3 > tag2
  • tag3 * 2 > 8.5

注意：如果规则编写不正确，系统将在规则输入编辑器框下方显示以下错误消息：“规则验证失败”

编辑自定义规则

  1. 在 验证（Validation） 面板中，选择 规则（Rules） 选项卡
  2. 展开要修改的规则
  3. 点击 铅笔 图标
  4. 在 规则创建 面板中，可以按照创建自定义规则所用的相同过程修改所选规则表达式和/或在规则名称表单中修改规则名称
  5. 点击 更新（UPDATE）

创建一致性规则

  1. 在 验证（Validation） 面板中，选择 规则（Rules） 选项卡
  2. 在 规则创建 面板中，选择 一致性（Consistency）
  3. 在 规则创建 面板中，在 规则名称 表单中输入规则名称
  4. 选择一个或多个标签
  5. 点击 保存（SAVE）

编辑一致性规则

  1. 在 验证（Validation） 面板中，选择 规则（Rules） 选项卡
  2. 展开要修改的规则
  3. 点击 铅笔 图标
  4. 在 规则创建 面板中，可以选择新标签、移除已选标签或在 规则名称 表单中更改规则名称
  5. 点击 更新（UPDATE）

删除自定义/一致性规则

  1. 在 验证（Validation） 面板中，选择 规则（Rules） 选项卡
  2. 展开要移除的规则
  3. 点击 垃圾桶 图标
  4. 点击 是，删除（Yes, Delete） 按钮

运行单个自定义/一致性规则

  1. 在 验证（Validation） 面板中，选择 规则（Rules） 选项卡
  2. 展开要运行的规则
  3. 点击 播放 图标
  4. 将显示一张卡片，展示规则结果（已验证、失败或错误） 及其详细信息

运行多个自定义/一致性规则

  1. 在 验证（Validation） 面板中，选择 规则（Rules） 选项卡
  2. 通过复选框选择一个或多个规则
  3. 点击 运行规则（Run rules）(N)，其中 N 为所选规则的数量
  4. 对于每条规则，将显示一张卡片，展示规则结果（已验证、失败或错误） 及其详细信息

创建表合计规则

Word 加载项 > 功能区 > 验证（Validation）

表合计（Table totals） 是一种新型验证规则，专门用于检查表中的合计。它们与现有规则类型（自定义和一致性）并列添加，让您可以快速轻松地验证行或列中的值之和是否与表中显示的合计相符。

与其他规则类型不同，创建表合计规则不需要事先为每个单元格定义标签。如果没有此规则类型，要检查合计，您必须先为涉及的每个单元格创建标签、为每个标签命名，然后在构建规则时引用这些名称——这是一项更耗时的任务。使用表合计，您只需直接在表上指明要求和的单元格和要检查的合计；系统会自动识别单元格的位置，使规则创建快得多。

每条表合计规则作用于单个表，您在创建规则的第一步选择该表。

表合计规则与其他规则一起保存在文档内，因此您可以随时调用并运行它们。

注意： 您无需先创建标签。即使文档中尚未包含任何标签，也可以直接创建新的表合计规则。

要在验证面板中创建表合计规则：

选择规则类型

  1. 点击创建规则。屏幕顶部会以单选按钮形式显示三个选项：自定义、一致性和表合计
  2. 选择表合计。选择表合计类型后，将显示文档中所有表的列表
  3. 点击您想要的表：文档会自动滚动以高亮显示所选表

选择表合计类型后，将显示文档中所有表的列表

选择表

点击您想要的表：文档会自动滚动以高亮显示所选表

启用单元格选择

  1. 将鼠标悬停在表上：会出现一个 +（加号）图标。
  2. 点击 + 图标：单元格选择已启用，并打开表合计创建面板。

创建面板包含：

  • 要求和的单元格（Cells to sum）框；
  • 合计（Totals）框；
  • 选择合计（Select totals）操作；
  • 规则名称（Rule name）字段。

注意： 该功能基于单元格在表中的位置。如果表发生变化（例如，其基数发生变化或在所选行之间添加了新行），则必须更新规则。

选择要求和的单元格

  1. 将光标置于某个单元格内：该单元格被添加到要求和的单元格框中。
  2. 将光标置于另一个单元格内：该单元格作为加数添加到要求和的单元格框中，与已选单元格一起求和。

每个单元格以“(列, 行) 值”的格式显示，例如“(1,4) 5.123”。

在要求和的单元格框中，单元格以加数形式出现，用 +（加号）连接，构成将与合计进行比较的和。

选择单元格时：

  • 如果在一次选择中选择了多个单元格，则全部添加；
  • 如果选择的单元格已存在，则不会再次添加；
  • 点击要求和的单元格框会重新启用单元格选择；
  • 将鼠标悬停在已选单元格上会显示一个 X 图标以将其移除；
  • 如果将光标置于表外，系统会忽略该选择。

注意： 如果选择的单元格包含文本，该单元格仍会被正确添加；错误会在运行规则时报告。系统不会检查所选单元格是否垂直或水平对齐。

选择合计

  1. 点击选择合计
  2. 将光标置于单个单元格上：该单元格被添加为规则的合计

命名和保存

  1. 输入规则名称
  2. 点击保存

保存时会出现确认消息。该规则与其他规则一起保存在文档内，您可以随时调用并运行它。

注意： 该规则创建于所选表上。要检查另一个表的合计，需要创建一条专用规则。