文档工作流管理

简介¶

AddinWord 规定协作文档与代表文档处理进度的状态关联。此外，AddInWord 为用户提供交互式工具，以在完成文档编辑步骤的同时引发状态更改。

文档状态信息通过文档名称旁边适当颜色的图标以图形形式提供给用户，点击上述图标，AddInWord 向用户提出可能的操作以引发状态更改。

特别是，在贡献者用户的处理阶段，文档处于初始的 Not Started 状态；一旦文档起草完成，以及任何审批阶段（在此期间它保持 Waiting for Approval 状态），文档最终达到 Submitted 状态。在此过程的任何时刻，文档都可以移至 Rejected 状态，一旦文档被处理，所描述的审批过程可以重新追溯。

文档状态的图形元素和信息内容¶

在协作文档名称紧前面的位置，根据状态显示特定颜色的图标，按照下表中的模型，其中为每个图标指示了其功能意义。

图标	状态	状态描述
	Not relevant	不相关文档。不为该文档提供处理。
	Not Started	尚未执行任何活动的文档
	In Progress	数据收集和提交活动正在进行的文档。注意：状态仅对文档结构节点可见。
	Waiting for Approval	等待另一用户审批的文档；当前用户没有该文档的审批权限
	Waiting for Approval	等待用户审批的文档；当前用户拥有该文档的审批权限
	Submitted	已提交的文档。
	Rejected	已拒绝的文档。数据收集再次可用。

文档状态图标在以下面板中可用，AddInWord 在这些面板中显示协作文档的结构。

特别是，下表显示了面板以及为到达这些面板要执行的操作。

面板	操作
Document structure	打开文档，点击功能区栏中的 Document Structure 按钮
Document structure	点击功能区栏中的 Open 按钮，然后在 Library 面板中选择文档

进度状态¶

通过悬停在状态图标上并点击其按钮（左键或右键），AddInWord 在弹出菜单中向用户提出文档进度状态允许的操作。

计划的操作有：

Submission：执行文档的提交。完成后，如果没有审批用户，文档状态将为 Submitted，否则将为 Waiting for Approval
Approve：执行文档审批。完成后，如果没有下一级审批用户，文档状态将为 Submitted，否则将为 Waiting for Approval。
Reject：执行文档拒绝，之后文档状态将为 Rejected

AddinWord 在弹出菜单中根据当前文档状态显示允许的操作，如下表所示

当前状态	操作
Not relevant
Not Started	Submission
In Progress	Submission
Waiting for Approval	Approve、Reject
Submitted	Reject
Rejected	Submission

启用 Submission 操作的用户将在上下文菜单中看到有关将作为下一审批人处理文档的下一用户（如果有）的信息。当只有一个用户时，标签将显示为 Submit to，在有多个审批人的情况下显示为 Submit to Multiple Users。

启用 Approve 操作的用户将在上下文菜单中看到有关 UTC 日期和最后审批文档的用户的信息，显示为 Submitted by。

未启用 Approve 操作的用户将在上下文菜单中看到有关 UTC 日期和将处理文档的下一用户的信息，在单个用户的情况下显示为 Submitted to，在多个用户的情况下显示为 Submitted to Multiple Users。

重要：Not relevant 状态自动分配给没有 Submission 权限用户的文档；

In Progress 状态自动分配给其子部分处于 Waiting for Approval 或 Submitted 状态的文档；

重要：文档上的 Submission 权限/Level 1 Approve ,...,Level 5 Approve 授予用户，如用户权限管理页面所定义(Intelligent Disclosure - Documents Settings)

文档提交流程¶

文档提交在处于 Submitted 状态时完成。

要达到此状态，授权用户必须首先执行 Submission 操作，之后文档达到此状态：

Submitted：如果文档上没有具有 Approve 权限（Level 1 Approve,.., Level 5 Approve）的用户/用户组，如 Intelligent Disclosure - Documents Settings 中所示
Waiting for Approval：如果文档上至少有一个具有 Approve 权限（Level 1 Approve,.., Level 5 Approve）的用户/用户组，如 Intelligent Disclosure - Documents Settings 中所示

在第一种情况下，文档将在 Submission 操作后立即达到 Submitted 状态。

而在第二种情况下，在 Submission 操作后文档切换到 Waiting for Approval 状态，并且只有在所有审批步骤完成后才移至 Submitted 状态。每个审批步骤对应一个审批级别，至少有一个用户对该文档持有该级别的权限（请参阅 Document Setup 页面）。

审批步骤按升序排列，从第一个（Level 1 Approve）到最后一个（Level 5 Approve）。只有下一级别的用户可以接管文档，并且只有在相应审批步骤完成后。

特别是，为该审批步骤启用 Approve 操作的用户将看到白色背景沙漏图标；否则，他们将看到蓝色背景沙漏图标.

只有当满足以下所有检查时，用户才能提交和审批文档：

权限检查：当用户持有文档上相应的权限时，该用户被启用 Submission 或 Approve 操作，如 Intelligent Disclosure – Documents Settings 页面所定义
状态检查：
要启用 Submission 操作，文档状态必须为 Not Started、In Progress、Rejected；
要启用 Approve 操作，文档状态必须为 Waiting for Approval，并且用户必须为该审批步骤启用
结构检查：对于 Submission 操作，任何子文档的状态为 Submitted 或 Not Relevant

文档拒绝流程¶

文档的拒绝在处于 Rejected 状态时发生。

要达到此状态，启用的用户必须运行 Reject 操作

只有当满足以下所有检查时，用户才能拒绝文档：

状态检查：要启用 Reject 操作，文档状态必须为 Submitted 或 Waiting for Approval
权限检查：
对于处于 Submitted 状态的根文档，如果用户对该文档拥有 Submission 或 Approve 权限（Level 1 Approve,...,Level 5 Approve），则可以拒绝它
对于处于 Submission 状态的子部分文档，如果用户对父文档拥有 Submission 或 Approve 权限（Level 1 Approve,..,Level 5 Approve），则可以拒绝它；
对于处于 Waiting for Approval 状态的文档，如果用户对该文档拥有高于最后完成的审批步骤的 Approve 权限（Level 1 Approve,...,Level 5 Approve），则可以拒绝它；*
结构检查：父文档不处于 the Submitted 或 Waiting for Approval 状态

重要：对于多链接文档，上述检查必须在文档链接到的所有文档结构上满足

当用户运行 Reject 操作时，CCH Tagetik Word AddIn 按如下方式更改文档状态：

1) 对于 Submitted 文档，状态将为：

Rejected，如果没有用户被启用写入已提交的文档，如 CCH Tagetik 中的审批流程配置所定义
Waiting for Approval，如果至少有一个用户被启用写入已提交的文档。在这种情况下，文档分配给具有较高审批级别的启用用户。

2) 对于 Waiting for Approval 文档，状态将为：

Rejected，如果没有审批级别低于该文档的用户被启用写入已提交的文档。
Waiting for Approval，如果至少有一个审批级别低于该文档的用户被启用写入已提交的文档。在这种情况下，文档分配给具有较高审批级别的授权用户。

锁定/解锁协作文档¶

在达到 Submitted 或 Waiting for approval 状态的同时，协作文档将以只读模式（文档锁定）访问。

当协作文档进入 Rejected 状态（文档解锁）时，文档将再次以写入模式访问。

重要：文档锁定/解锁仅在文档关闭时可用。

在锁定文档的同时，AddInWord 对文档执行以下操作：

当点击功能区栏中的 New、Edit、Updates 按钮时，功能面板中显示消息 Read-only document
可通过点击功能区栏中的 Object List 按钮访问的 Available Updates 菜单项被禁用。

然而，通过解锁文档，上述功能的可用性得以恢复。

编辑已提交数据¶

作为"锁定/解锁协作文档"一节中所述流程的例外，Tagetik WordAddIn 允许授权用户临时以写入模式访问锁定的文档。

用户在 CCH Tagetik 中按'CCH Tagetik 中的审批流程配置'一节所述启用，通过激活用户审批级别的 Enable Edit 开关。

当用户使用 Enable Edit 功能时，可以以写入模式访问文档；一旦更改完成，用户使用 Disable Edit 功能释放文档

Enable Edit¶

当启用的用户是文档的下一审批人时，Enable Edit 功能在状态转换上下文菜单中可用。

用户点击后，CCH Tagetik Word Add‑In 执行以下操作：

文档在 Microsoft Word 的新实例中以可编辑模式打开，仅对运行 Enable Edit 的用户；对于所有其他用户，文档仍以只读模式访问；
CCH Tagetik WordAddIn 的侧面板显示橙色横幅，内容为"Remember to DISABLE data editing"，仅对运行 Enable Edit 的用户
在 Outline 面板中，文档以橙色高亮显示，仅对运行 Enable Edit 的用户
在 Outline 面板中，状态图标更改为白色背景挂锁对于文档的下一审批人，更改为蓝色背景挂锁对于所有其他人
Reject 和 Approve 操作在上下文菜单中被禁用

注意：如果文档已打开，Enable Edit 功能会通知用户错误。

注意：用户不能同时以写入模式访问多个文档。

一旦 Enable Edit 成功执行，用户可以专门对文档进行更改，即使在稍后时间。最后，要使更改对其他用户可用，用户必须运行 Disable Edit 功能。

重要：如果需要手动打开文档，建议使用 CCH Tagetik Word Add‑In 提供的功能，而不是浏览集成到解决方案中的 SharePoint。

Disable Edit

要运行 Disable Edit 功能，用户必须执行以下操作：

保存并关闭文档；
在 Microsoft Word 显示的弹出窗口 'Others won't be able to see your changes until you check in' Do you want to check in now?" 中，最好选择 "No"

注意：如果选择"Yes"，Microsoft Word 显示 Check In 弹出窗口。在此用户选择 OK，然后打开文档以完成该过程。

在 Microsoft Word 的新实例中，用户在文档关闭状态下访问 Outline 面板，通过点击高亮文档的白色背景蓝色挂锁图标打开上下文菜单，最后点击 Disable Edit 菜单项。

用户点击后，CCH Tagetik WordAddIn：

移除横幅并移除文档的高亮显示
恢复状态图标：白色背景蓝色沙漏对于文档的下一审批人，蓝色背景蓝色沙漏对于所有其他人
启用 Reject 和 Approve 操作
将文档恢复为用户的只读访问