发送邮件

在 CCH® Tagetik Collaborative Office 中，可以设置当特定事件发生时自动发送电子邮件。对于每个事件，通知可以发送给一个收件人或一组收件人。可以自动发送电子邮件的事件由 CCH® Tagetik 预定义，它们是：

事件	描述	收件人
替换附件	电子邮件在指定的数据处理结束时发送	没有默认收件人列表。 收件人列表必须在规则中手动指定
自动创建快照
计划发送提醒电子邮件	电子邮件根据计划时插入的 提前通知天数 发送	文档部分的管理者
提交部分	当部分被提交时发送电子邮件	文档的参数化者、贡献者、提交者或审批者 文档部分的用户 文档部分的父部分的用户
审批部分	当部分被审批时发送电子邮件
拒绝已提交的部分	当已提交的部分被拒绝时发送电子邮件
通用事件	在需要发送通信电子邮件时使用，例如： "访问网站..." 或 "在继续之前，请参阅报表 Y"。	文档的参数化者 与文档部分相关的工作流中存在的以下通用任务的用户
关闭部分	当文档部分完成时发送电子邮件	文档的参数化者、贡献者、提交者或审批者 文档部分的用户 文档部分的父部分的用户
修改文档标题的属性	当主文档的属性被修改时发送电子邮件	以写入模式使用文档的用户
编辑文档部分中的数据		已修改文档部分的管理者

电子邮件通过简单邮件传输协议（SMTP）服务发送。在 Tagetik 中，电子邮件可以通过以下方式发送：

• 邮件会话应用程序服务器。在这种情况下：
• 系统将使用应用程序服务器中配置的 SMTP 会话；
• 所有电子邮件的发件人将是 xml 配置文件中存在的 "mail.from" 属性名称所设置的发件人
• 邮件会话自定义。在这种情况下：
• 系统将使用通过存储库配置设置的 SMTP 会话；
• 电子邮件的发件人由系统根据存储库配置中可用的 "Mail From" 参数的值定义。具体来说，如果此参数为：
• 唯一 系统将电子邮件的发件人字段填充为 "Default Mail From" 字段中指定的电子邮件地址；
• 用户 系统将电子邮件的发件人字段填充为用户表中指定的电子邮件地址

当存储库配置的审计选项卡中可用的 审计：发送邮件 选项被启用时，可以使系统在审计日志中记录电子邮件的自动发送。

电子邮件模板

发送邮件规则的配置可以从管理主页通过点击 Collaborative Office > 电子邮件模板 磁贴来访问。

属性

发送邮件规则由以下内容标识：

• 一个 代码
• 一个 电子邮件事件类型，用于标识自动电子邮件发送所依据的事件。事件类型由 Tagetik 预编码
• 一个 文本类型，指定电子邮件的文本是根据 Html 规范格式化的（在这种情况下，超链接可以包含在电子邮件正文中）还是纯文本；
• 一个 启用 选项，用于临时禁用规则；
• 一个 对象
• 一个 文本，即电子邮件的正文

可以将文本的参数化部分插入到对象中，以引用生成自动电子邮件的事件的输入筛选器的值。有关可引用元素的完整列表，请参阅 可以插入到电子邮件对象/文本中的参数化元素

收件人

对于每个发送邮件规则，可以定义三个不同的收件人列表：

• 用户类型（收件人）
• 用户类型（抄送）
• 用户类型（密送）

根据事件类型，系统会建议一些"特定收件人"，即满足与其配置文件相关的特定要求的 用户类型。此外，可以定义特定的用户列表（添加）或删除特定的用户列表（删除）。

发送邮件规则的参数化完成后，为了在 Collaborative Office 模块中启用它，有必要在文档类型定义窗口中将 发送电子邮件 选项设置为 标准。

可以插入到电子邮件对象/文本中的参数化元素

Tagetik 允许您将一些文本的参数化部分插入到对象和电子邮件正文中，以引用生成自动电子邮件的事件的输入筛选器的值。

具体来说，这些参数是：

• 对于所有事件类型：
• ${docType} - 文档类型代码
• ${docType.desc} - 文档类型描述
• ${documento} - 文档代码
• ${documento.desc} - 文档描述
• ${docPart} - 文档活动代码
• ${docPart.desc} - 文档活动描述
• ${remainingDays} - 插入到期前剩余的天数
• ${user} - 插入必须填写该部分的用户名
• ${approvers} - 插入必须审批该部分的用户名
• 对于"计划发送提醒电子邮件"事件：

• ${dataScadenza} - 文档必须关闭的日期

• 对于"修改文档标题的属性"事件：

• ${user} - 进行最后一次修改的用户的代码以及文档标题的一个属性
• ${editedAttributes} - 文档标题中已修改属性的列表。该列表以项目符号列表形式显示